Software à medida: quando faz sentido e o que deve definir antes

As soluções disponíveis no mercado não cobrem exatamente o que a empresa precisa, ou cobrem de uma forma que obriga a adaptar os processos à tecnologia em vez do contrário. A pergunta que se segue é inevitável: vale a pena desenvolver algo de raiz, construído especificamente para a forma como esta empresa funciona?

A resposta vai depender de fatores que têm muito mais a ver com o estado atual da operação do que com a tecnologia em si. Desenvolvimento de software à medida pode ser a decisão certa, mas é também uma das decisões que mais frequentemente é tomada demasiado cedo, sem as condições necessárias para que produza o resultado esperado.

O erro mais comum: desenvolver antes de estar pronto

A maioria das empresas que avança para desenvolvimento de software à medida fá-lo normalmente porque as soluções existentes no mercado não se encaixam bem na operação, obrigam a demasiadas adaptações ou simplesmente não comunicam com os sistemas que já estão em uso.

O problema não está na decisão de desenvolver, está no momento em que essa decisão é tomada. Em muitos casos, a empresa ainda não tem os processos suficientemente estabilizados para saber exatamente o que o software precisa de fazer. Os fluxos de trabalho ainda dependem de exceções frequentes, as regras de negócio ainda não estão formalizadas, e o papel de cada sistema na operação ainda não está claramente definido.

Quando se desenvolve software sobre esta base, o resultado é previsível: o sistema é construído para refletir a forma como a empresa funciona naquele momento, com todas as suas inconsistências e atalhos informais. À medida que a empresa percebe o que realmente precisa, o software precisa de ser alterado, e alterar software à medida tem um custo, de tempo, dinheiro e na estabilidade da operação.

O desenvolvimento de software à medida é tanto mais eficaz quanto mais clara for a definição do que o sistema deve fazer, e essa clareza raramente existe antes de a empresa ter resolvido as questões de base: processos estabilizados, dados organizados e papel de cada sistema definido.

Quando as soluções de mercado são suficientes

Antes de avançar para desenvolvimento à medida, é fundamental perceber se as soluções existentes no mercado podem responder às necessidades da empresa, mesmo que não de forma perfeita.

As soluções de mercado têm vantagens reais que muitas vezes são subestimadas. São desenvolvidas com base na experiência de muitas empresas do mesmo setor, têm manutenção contínua garantida pelo fornecedor, integram frequentemente com outros sistemas através de APIs standardizadas e têm um custo de entrada significativamente mais baixo do que o desenvolvimento à medida. A questão relevante não é se a solução de mercado cobre todas as necessidades da empresa, até porque raramente o faz, para qualquer empresa.

A questão é se as lacunas que não cobre são suficientemente críticas para justificar o investimento em desenvolvimento próprio, ou se podem ser resolvidas através da integração dos sistemas existentes, configuração adicional ou adaptação de processos que não comprometam a forma como a empresa funciona.

Muitas empresas que avançaram para desenvolvimento à medida perceberam, mais tarde, que uma solução de mercado bem configurada e bem integrada teria resolvido o problema com menos custo e menos risco. A decisão de desenvolver deve ser tomada depois de esta alternativa ter sido bem avaliada.

Os sinais de que o desenvolvimento à medida é a resposta certa

Existem situações em que o desenvolvimento de software à medida é a resposta mais adequada ao problema que a empresa enfrenta e reconhecer esses sinais é o que permite tomar a decisão com fundamento.

Quando a empresa opera com processos que não têm equivalente direto no mercado, seja pela especificidade do setor, pela forma como o negócio está estruturado ou pelas exigências regulatórias que precisa de cumprir, as soluções genéricas tendem a exigir adaptações tão profundas que perdem as suas vantagens. Nestes casos, desenvolver um sistema construído desde o início para esse processo específico pode ser mais eficiente do que forçar uma solução de mercado a funcionar de uma forma para a qual não foi concebida.

Quando a empresa já tem sistemas em funcionamento que são críticos para a operação e que não têm forma de comunicar com as soluções disponíveis no mercado, o desenvolvimento à medida pode ser a forma mais direta de garantir a interoperabilidade necessária. Um sistema desenvolvido especificamente para aquela operação pode ser construído desde o início com as integrações necessárias, em vez de depender de ligações técnicas complexas entre plataformas que não foram concebidas para funcionar em conjunto.

O desenvolvimento de software à medida tem um custo inicial significativamente mais elevado do que a adopção de uma solução de mercado. Esse investimento só faz sentido quando o volume de operações, a complexidade dos processos ou o impacto estratégico do sistema justificam esse custo, e quando existe uma perspetiva realista de que o sistema vai continuar a ser relevante à medida que a empresa cresce.

As soluções de mercado foram avaliadas e são insuficientes. Este é o sinal mais importante e o mais difícil de validar sem um processo de avaliação rigoroso, pois a decisão de desenvolver à medida deve ser sempre precedida de uma análise honesta das alternativas existentes, com critérios claros sobre o que é necessário e o que é apenas preferível.

O que deve estar definido antes de avançar

Assumindo que a decisão de desenvolver à medida está tomada e fundamentada, existe um conjunto de condições que precisam de estar resolvidas, pois a ausência destas condições é a causa mais frequente de projetos de desenvolvimento que ficam aquém das expetativas.

1. Os processos que o sistema vai suportar têm de estar estabilizados

Um sistema de software formaliza a forma como um processo funciona, transforma regras de negócio em lógica automatizada. Se essas regras ainda não estão claramente definidas, ou se o processo ainda está a mudar com frequência, o sistema vai precisar de ser alterado antes de estar completamente implementado. Estabilizar os processos antes de desenvolver, é o que determina se o software construído vai continuar a ser útil seis meses depois de estar em produção.

2. A origem e a circulação dos dados têm de estar definidas

Como desenvolvemos no artigo sobre a fonte única de verdade, cada tipo de informação deve ter um sistema claramente responsável pela sua criação e manutenção. Quando se desenvolve um novo sistema sem esta definição, corre-se o risco de criar mais uma fonte de dados paralela, que vai competir com as existentes em vez de as organizar. Definir antes do desenvolvimento onde os dados vão residir, como vão chegar ao novo sistema e como vão circular para os restantes é o que garante que o software se integra na operação em vez de a complicar.

3. O papel do novo sistema na operação tem de estar claro

Como abordámos no artigo sobre como definir o papel de cada sistema, cada plataforma deve ter uma função específica e limites definidos. Antes de desenvolver, é fundamental saber o que este sistema vai fazer, o que não vai fazer, e como se relaciona com os sistemas já existentes. Sem esta certeza, é comum que o sistema desenvolvido acabe a duplicar funcionalidades de outras plataformas ou a criar dependências desnecessárias.

4. Os requisitos têm de estar documentados com o detalhe suficiente

Este ponto parece óbvio, mas é frequentemente subvalorizado. Requisitos vagos como "o sistema deve gerir os nossos processos de forma mais eficiente" não são suficientes para orientar o desenvolvimento. Os requisitos precisam de descrever, com precisão, o que o sistema deve fazer em cada situação, que informação precisa de processar, que regras de negócio precisa de aplicar e que resultados precisa de produzir. Quanto mais detalhada for esta definição antes do desenvolvimento começar, menor é o risco de o sistema precisar de ser significativamente alterado durante ou após a implementação.

O desenvolvimento à medida como parte de uma arquitetura mais ampla

Uma das vantagens frequentemente ignoradas do desenvolvimento de software à medida é a possibilidade de construir um sistema que se encaixa de forma precisa na arquitetura tecnológica existente da empresa, em vez de obrigar a reorganizar essa arquitetura em torno das limitações de uma solução de mercado.

Quando o desenvolvimento é precedido de uma visão de como os sistemas devem funcionar em conjunto, o resultado é um componente que reforça a coerência do conjunto em vez de introduzir complexidade adicional. O sistema desenvolvido sabe exatamente que informação recebe e a sua origem, o que fazer com ela, e para onde a enviar - porque essas decisões foram tomadas antes do desenvolvimento começar, não durante.

Esta abordagem é o que distingue o desenvolvimento de software à medida bem executado do desenvolvimento que resolve um problema imediato mas cria novos problemas.

Como a InovaDigital aborda o desenvolvimento à medida

Na InovaDigital, o desenvolvimento de software à medida é sempre precedido pelo trabalho de organização que torna esse desenvolvimento eficaz: definição de processos, organização dos dados, clarificação do papel de cada sistema e avaliação das alternativas de mercado.

Este trabalho reduz significativamente o risco de o sistema precisar de ser alterado após a implementação, e garante que o que é desenvolvido serve a operação real da empresa e não uma versão simplificada ou idealizada dela.

O resultado é desenvolvimento de software à medida que se integra de forma natural na operação existente, comunica com os sistemas já em uso e continua a ser útil à medida que a empresa cresce porque foi construído sobre uma base sólida e com uma definição clara do que precisa de fazer.

A decisão certa, no momento certo

O desenvolvimento de software à medida pode ser a resposta mais adequada para empresas com processos únicos, necessidades de integração específicas ou requisitos que as soluções de mercado não conseguem cobrir de forma satisfatória.

Mas é uma decisão que tem de ser tomada depois de os processos estarem estabilizados, os dados organizados, o papel de cada sistema definido e as alternativas de mercado avaliadas. Tomada antes desse momento, o risco de desenvolver software que precisa de ser refeito é elevado.

Para os gestores e empresários que estão a considerar esta decisão, a questão mais útil não é "consigo desenvolver isto à medida?". É "tenho as condições necessárias para que esse desenvolvimento produza o resultado que preciso?", e é a partir dessa resposta que a decisão deve ser tomada.