Dados organizados: o passo seguinte da maturidade digital

Depois de digitalizar, vem a pergunta dos dados

A transformação digital nas empresas começa, muitas vezes, pela utilização de novas plataformas: CRM, ERP, plataformas de marketing ou ferramentas internas de gestão. Este primeiro passo é importante, porque elimina tarefas manuais e dá mais agilidade aos colaboradores no dia a dia. Mas à medida que a transformação digital avança, surge uma questão inevitável: os dados que essas plataformas geram estão mesmo a ser bem utilizados?

É neste ponto que muitas empresas percebem que digitalizar não é o mesmo que evoluir digitalmente. Quando a informação está dispersa, mal estruturada ou pouco fiável, torna-se difícil tirar partido real da tecnologia. Por isso, organizar e trabalhar dados é a etapa seguinte da maturidade digital, aquela que permite transformar a tecnologia existente em eficiência, previsibilidade e crescimento.

O que se entende por “dados” numa empresa

Quando se fala de dados, não se trata apenas de relatórios complexos ou de estatísticas avançadas. Numa empresa, os dados são tudo aquilo que descreve a operação e permite compreender o negócio: contactos e histórico de clientes, leads geradas, interações comerciais, vendas realizadas, pedidos, stocks, prazos de entrega, tickets de suporte, tempos de resposta, documentos, entre outros.

Ou seja, os dados são a memória da empresa. São o registo do que acontece diariamente e a base para perceber o que está a resultar, o que está a falhar e onde existe margem para melhorar. Sem essa base, a evolução tecnológica fica limitada a melhorias pontuais, sem impacto estrutural.

Os dados são o motor para a evolução das empresas

À medida que as empresas crescem, a complexidade aumenta. Há mais equipas, mais processos, mais pontos de contacto com clientes e mais decisões a tomar. Nesse contexto, os dados tornam-se essenciais porque permitem passar de decisões reativas para decisões informadas.

Dados bem organizados ajudam a identificar padrões de operação e comportamento de clientes, detetar ineficiências ou gastos desnecessários, acompanhar resultados com clareza, ajustar estratégias com base em evidências e, medir impacto e crescimento ao longo do tempo.

Este é o salto que distingue empresas que apenas “têm tecnologia” de empresas que usam tecnologia para melhorar continuamente.

Dados como base da automação e da Inteligência Artificial

A automação e a Inteligência Artificial dependem diretamente da qualidade da informação disponível. Sem dados consistentes, os automatismos falham, repetem erros ou geram resultados pouco fiáveis. O mesmo acontece com a IA: modelos inteligentes só conseguem apoiar decisões quando têm acesso a dados estruturados e relevantes.

Por isso, o tema não é “ter IA” como novidade. É perceber onde a IA e a automação fazem sentido e que tipo de dados são necessários para gerar valor. Em muitas empresas, o primeiro passo começa na utilização de soluções já existentes, ajustadas às necessidades específicas do negócio e dos departamentos. A chave está em reconhecer que IA aplicada com impacto exige dados bem preparados.

Exemplos simples de uso de dados com impacto real

Não é necessário ser uma grande empresa para beneficiar de dados. Pequenas aplicações podem gerar melhorias claras no dia a dia:

• Gestão comercial e leads: ao analisar de onde são provenientes os melhores contactos e quais evoluem para oportunidades reais, torna-se possível priorizar ações e reduzir esforço.
• Suporte e atendimento: dados sobre pedidos frequentes ou tempos de resposta ajudam a melhorar processos internos e até automatizar respostas simples.
• Operações internas: medir tempos, tarefas repetidas e falhas permite automatizar fluxos e eliminar retrabalho.
• Marketing: dados de campanhas ajudam a segmentar e comunicar com mais precisão, para evitar ações genéricas sem retorno.
• Vendas e planeamento: ao identificar padrões de procura, é possível prever necessidades e planear com mais confiança.

Estes são alguns exemplos que mostram que os dados trazem valor quando são usados para decisões concretas, mesmo que em passos pequenos e progressivos.

O grande obstáculo: dados dispersos

Um problema muito comum nas empresas é a dispersão da informação. Os dados estão espalhados por várias plataformas - CRM, ERP, Excel, email, ferramentas de suporte, e até canais informais como mensagens ou ficheiros soltos. Cada equipa acaba por trabalhar com a sua própria “versão da verdade”, o que pode gerar inconsistências, duplicação de informação, erros operacionais, relatórios contraditórios, tempo perdido a confirmar dados, dificuldades em automatizar processos, decisões com base em estimativas em vez de factos.

É importante notar que este não é apenas um problema tecnológico. É também um problema de organização interna e de processos. A falta de dados estruturados impede que a tecnologia já existente atinja todo o seu potencial.

Como começar a organizar dados

O processo de organizar os dados de uma empresa pode ser gradual, desde que exista um rumo claro. Alguns passos simples ajudam a avançar de forma segura:

1. Definir a fonte principal da informação: identificar onde deve centralizar os dados mais importantes (por exemplo, clientes e leads no CRM, e toda a faturação no ERP).
2. Centralizar informação dispersa: reduzir o número de sistemas onde se guardam dados importantes.
3. Criar regras de atualização: definir quem atualiza, em que momento e com que critérios.
4. Eliminar duplicações e inconsistências: normalizar campos e garantir que a informação segue uma lógica comum.
5. Começar com métricas simples: antes de apostar em modelos avançados, começar por medir o essencial e garantir fiabilidade.

Dados organizados são o passo seguinte para a evolução das empresas

A maturidade digital não se resume à utilização de ferramentas tecnológicas. Evoluir digitalmente implica usar dados para melhorar operações, apoiar decisões e criar eficiência contínua. Sem dados organizados, a automação falha e a AI não consegue ser relevante.

Trabalhar dados é um passo inevitável para qualquer empresa que pretenda evoluir de forma sustentável. Não se trata de acelerar a qualquer custo, mas de construir uma base sólida que permita crescer com clareza. A digitalização cria a estrutura e os dados são a resposta para a evolução das empresas.