Como a interoperabilidade reduz trabalho manual nas empresas

Porque é que tanto trabalho continua a ser feito manualmente

Em muitas empresas, o trabalho manual não existe por falta de sistemas. Pelo contrário, existem vários sistemas, muitas vezes especializados, que suportam diferentes áreas da operação: comercial, financeira, operacional.

Ainda assim, no dia a dia, é comum ver equipas a fazer tarefas que não deveriam ser necessárias. Inserir os mesmos dados mais do que uma vez, confirmar informação entre plataformas, atualizar estados de processos manualmente ou recorrer a documentos Excel para garantir que tudo bate certo.

Estas tarefas acabam por ser aceites como parte normal do trabalho. No entanto, não fazem parte do processo em si, são uma consequência de algo mais estrutural: a forma como a informação está distribuída pelos vários sistemas.

Quando os sistemas não funcionam de forma coordenada, as pessoas passam a ter o papel de garantir que a informação circula, e isso resulta diretamente em mais trabalho manual.

Quando os sistemas não acompanham o processo

Um processo, independentemente da área, tem uma sequência lógica: começa com um input, evolui ao longo de várias etapas e termina com um resultado. Idealmente, a informação acompanha esse percurso de forma contínua.

Mas, na prática, isso nem sempre acontece, pois em muitas empresas, cada sistema trata apenas de uma parte do processo, e o problema surge quando a passagem de informação entre essas partes não está assegurada e é neste momento que começam as interrupções.

• Um lead pode ser registado num sistema, mas não passa automaticamente para o seguinte;
• Um processo pode evoluir, mas o seu estado não é refletido noutras plataformas;
• Diferentes equipas acabam por trabalhar com versões distintas da mesma informação.

Quando isto acontece, o processo deixa de ser contínuo e passa a depender de intervenções manuais para avançar. E apesar de provavelmente serem pequenas intervenções, quando vistas de forma isolada, acabam por se acumular ao longo do tempo.

A interoperabilidade na redução de trabalho manual

A interoperabilidade resolve um problema no que diz respeito à circulação da informação entre sistemas. A informação deixa de precisar de ser introduzida várias vezes, pois é criada num ponto e utilizada nos restantes, de forma consistente. Cada sistema acede aos dados de que necessita, sem os duplicar nem alterar a sua origem.

Isto reduz significativamente o número de tarefas manuais associadas à transferência de informação e deixa de ser necessário copiar dados, validar manualmente se estão corretos ou garantir que diferentes sistemas estão alinhados.

Um exemplo prático: da origem do lead ao tratamento do processo

Numa empresa que atua na área imobiliária e também na intermediação de crédito, é comum existirem dois sistemas distintos. Um para gerir imóveis e contactos comerciais, outro para tratar dos processos de crédito.

Sem qualquer ligação entre eles, o fluxo de trabalho tende a ser fragmentado. Um contacto é registado no software imobiliário e, se avançar para crédito, a informação tem de ser novamente introduzida no outro software, pelo que, ao longo do processo, é necessário acompanhar manualmente o estado em ambos.

Este método cria vários pontos de risco. A informação pode ficar incompleta, desatualizada ou divergente, e, sobretudo, exige intervenção constante para garantir que o processo avança corretamente.

Quando existe interoperabilidade entre ambos os sistemas, o fluxo muda de forma simples, mas significativa. O contacto é registado uma única vez, a informação relevante segue automaticamente para o software de intermediação de crédito, que passa a tratar o processo. O sistema de origem mantém apenas a informação necessária para acompanhamento, sem aceder a dados sensíveis.

Neste modelo, elimina-se a duplicação, reduz-se o número de intervenções manuais e mantém-se a separação necessária entre sistemas, algo especialmente relevante em setores altamente regulados como o caso da intermediação.

Menos trabalho manual, mais consistência

Reduzir trabalho manual não é apenas uma questão de eficiência, é algo que tem impacto direto na consistência da operação da empresa.

Sempre que existe intervenção manual, existe margem para erro, quer seja porque um campo que não foi preenchido, um valor foi introduzido de forma diferente, uma atualização que não foi feita ao mesmo tempo em todos os sistemas.

Com a informação a circular de forma estruturada, estes potenciais erros diminuem, os dados tornam-se mais consistentes e os processos mais previsíveis. Isto tem um efeito acumulado importante que faz com que, ao longo do tempo, a empresa passa a depender menos de validações constantes e mais de processos que funcionam de forma estável.

Porque é que muitas tentativas de automação não resolvem o problema

Perante o excesso de trabalho manual, muitas empresas tentam resolver o problema com automação. À primeira vista, faz sentido, pois se existem tarefas repetitivas, automatizam-se. Mas quando a "base não está resolvida", ou seja, quando os dados estão dispersos e os sistemas não comunicam corretamente, a automação tende a replicar o problema em vez de o eliminar.

Automatizar a transferência de dados entre sistemas que não estão alinhados pode até acelerar o processo, mas não garante consistência. Se a informação de origem não for clara ou estiver duplicada, o erro apenas se propaga mais rapidamente. Por isso, antes de automatizar, é necessário garantir que a informação tem uma origem definida e que os sistemas conseguem utilizá-la de forma coerente.

O que muda na prática

Quando o trabalho manual associado à transferência de informação é reduzido, a diferença torna-se evidente no dia a dia:

• As equipas deixam de perder tempo em tarefas repetitivas;
• Os processos avançam com menos interrupções;
• A necessidade constante de validação de informação e dados diminui;
• A operação torna-se mais previsível.

Em vez de depender de esforço adicional para manter tudo a funcionar, a empresa passa a ter uma base mais estável, onde os sistemas suportam o trabalho, em vez de o complicarem.

Eliminar trabalho manual é um efeito, não o objetivo

O objetivo não é simplesmente reduzir trabalho manual, o objetivo central é garantir que a informação deixa de depender de intervenções constantes para circular entre sistemas. Quando isto acontece, os processos tornam-se mais simples, os dados mais fiáveis e a operação mais consistente.

A interoperabilidade não resolve todos os problemas, mas resolve um dos mais comuns que é a necessidade de compensar falhas estruturais com trabalho manual.