Como identificar dependências tecnológicas na empresa

O que é uma dependência tecnológica e porque importa identificá-la

Identificar as dependências tecnológicas de uma empresa é saber de quais sistemas, fornecedores e integrações a operação depende e o que acontece se algum deles falhar, mudar ou deixar de estar disponível. Para o fazer, a empresa parte dos processos críticos e, para cada um, regista as plataformas, os serviços externos, as ligações e as pessoas de que depende, e avalia o impacto e a alternativa existente em cada caso.

Depender de sistemas, fornecedores e integrações faz parte da operação de qualquer empresa. O risco surge quando não se conhece o impacto dessa dependência, não existe uma alternativa definida ou ninguém sabe como atuar perante uma falha.

Que tipos de dependência existem?

As dependências de sistemas são as mais evidentes: o processo de faturação depende do software de faturação, e a gestão de encomendas depende do sistema de gestão. As dependências de fornecedores incluem os serviços alojados fora da empresa, como o alojamento, o correio eletrónico ou as plataformas de terceiros, sobre os quais a empresa não controla a manutenção nem a evolução. As dependências de integrações são mais discretas: uma integração entre dois sistemas pode ser a única forma de a informação chegar a um processo e, se deixar de funcionar, o processo para sem que nenhum dos dois sistemas esteja avariado.

Há ainda as dependências de pessoas, quando o conhecimento necessário para operar ou alterar um sistema está na memória de um colaborador ou de um fornecedor específico, tema que tratámos no artigo sobre o que deve ficar documentado num projeto tecnológico.

Com frequência, vários tipos coincidem no mesmo processo: depende de um sistema, de uma integração feita por um fornecedor e de uma pessoa que sabe como a corrigir. Estas categorias ajudam a ver como as dependências se relacionam e quais podem comprometer a operação.

Começar pelos processos para identificar as dependências

Listar as ferramentas que a empresa utiliza dá uma imagem incompleta, porque não mostra o que depende do quê. Um ponto de partida mais útil são os processos de que a operação não pode prescindir, como faturar, receber encomendas, atender clientes ou pagar a fornecedores. Para cada um, interessa saber de que sistemas, serviços externos, integrações e pessoas depende, e o que deixa de funcionar se uma dessas dependências falhar.

Importa também distinguir dois tempos: um é o tempo durante o qual a empresa consegue manter o processo sem determinado sistema ou serviço, e com que alternativas; outro é o tempo necessário para recuperar o funcionamento ou substituir a solução, e quem o pode fazer. Uma empresa pode conseguir registar encomendas manualmente durante algumas horas, mas não durante uma semana, e substituir uma plataforma pode exigir muito mais tempo do que repor uma ligação. As alternativas manuais podem permitir manter parte da operação, mas não são necessariamente viáveis em todos os processos nem durante períodos prolongados.

As respostas não precisam de ser exatas. Uma estimativa razoável, validada por quem trabalha no processo, já permite ordenar as dependências por impacto e ver quais exigem atenção primeiro. Se ninguém sabe responder a alguma destas questões, essa lacuna é, em si, um sinal relevante.

Sinais de uma dependência que merece atenção

Alguns sinais indicam que uma dependência merece atenção: o processo só funciona enquanto determinada pessoa estiver disponível, não existe nenhuma alternativa, nem manual, para o caso de falha, ou ninguém sabe quem é responsável pela conta ou pelo contrato de um serviço.

Também pesam o desconhecimento do prazo e do custo de substituição e as alterações num sistema que provocam falhas inesperadas noutro. Uma dependência pode exigir atenção mesmo quando apenas um destes sinais está presente. O que determina a sua criticidade é sobretudo o impacto que a indisponibilidade pode ter na operação e a capacidade de resposta da empresa.

O que fazer com o que se identificou?

Depois de identificadas as dependências, a empresa deve avaliar quais podem comprometer processos críticos, que alternativas existem e com que rapidez seria possível recuperar o funcionamento. Esta análise permite distinguir as situações que exigem medidas preventivas daquelas cujo risco pode ser aceite ou acompanhado. A probabilidade de falha pode ser considerada quando existe informação suficiente para a estimar, mas a sua falta não impede que se estabeleçam prioridades.

Reduzir pode significar criar um procedimento manual de contingência, documentar a ligação e o seu funcionamento, definir um segundo contacto do fornecedor ou da equipa, rever a forma como os sistemas estão integrados, tema que abordámos no artigo sobre como escolher a forma de integrar sistemas empresariais, ou, nos casos mais críticos, avaliar uma alternativa técnica. Aceitar é uma opção razoável quando o impacto é baixo, desde que seja tomada de forma consciente.

O mapa deve ser revisto quando há mudanças relevantes, como a adoção de um novo sistema, a troca de um fornecedor ou a alteração de um processo, porque cada uma pode criar novas dependências ou eliminar outras.

Onde a InovaDigital pode contribuir

A InovaDigital desenvolve soluções de integração de sistemas e software à medida para responder a necessidades específicas das empresas. Quando existem dependências associadas à circulação de informação entre plataformas, estas competências podem contribuir para rever ligações existentes, reduzir intervenções manuais e desenvolver soluções mais adequadas à operação. As prioridades devem ser definidas em função do impacto de cada dependência nos processos empresariais.

Conhecer a dependência antes de falhar

Uma empresa não precisa de analisar todos os sistemas ao mesmo tempo. Pode começar pelos três processos mais importantes para a operação e identificar, em cada um, aquilo de que depende. O passo seguinte é avaliar o que aconteceria perante uma falha, que alternativas existem e quem seria responsável pela recuperação.

Este levantamento permite identificar dependências que até então passavam despercebidas e decidir onde faz sentido atuar primeiro. Algumas dependências vão manter-se, e é legítimo que assim seja, desde que a empresa conheça as suas consequências e esteja preparada para responder quando alguma falhar.