Como escolher a forma de integrar sistemas empresariais

Três perguntas para escolher a forma de integrar sistemas

Escolhe-se a forma de integrar dois sistemas a partir de três perguntas: quão atualizada tem de estar a informação, se o sistema que a utiliza precisa de funcionar mesmo quando o outro não está disponível e que regras de acesso e de registo se aplicam aos dados. Consoante as respostas, a informação pode ser consultada na origem, sincronizada entre os dois sistemas ou transferida de um para o outro.

Na prática, esta decisão costuma ser tomada por omissão. A ferramenta já traz uma sincronização pronta, o fornecedor propõe uma ligação por defeito ou alguém exporta um ficheiro para resolver o problema da semana. Cada uma destas soluções funciona, mas tem consequências diferentes para a consistência dos dados e para o trabalho de manutenção. Como explicámos no artigo sobre porque integrar sistemas empresariais não é suficiente, ligar plataformas sem uma lógica definida pode propagar inconsistências em vez de as resolver.

O que cada abordagem resolve e o que exige

Na consulta, o sistema que precisa da informação obtém-na diretamente do sistema de origem no momento em que a utiliza, sem manter uma cópia permanente. Isto reduz a necessidade de manter cópias atualizadas entre plataformas e o número de cópias a proteger, embora o grau de atualização dependa da origem e da forma como a integração está implementada. Exige que a origem esteja disponível quando a consulta é feita e que as permissões estejam bem definidas nessa origem.

Na sincronização, a informação existe nos dois sistemas e uma regra mantém-nos alinhados. Cada sistema pode continuar a trabalhar com a sua cópia, durante algum tempo, mesmo sem ligação ao outro, mas surgem dependências relacionadas com a atualização e a consistência dos dados. Obriga a decidir qual é a informação de referência, em que sentido flui a atualização, com que frequência e o que acontece quando as duas versões divergem.

Na transferência, os dados passam de um sistema para outro num momento definido, por exemplo quando um processo muda de fase, quando uma plataforma é substituída ou quando a informação é arquivada, com ou sem mudança de responsabilidade pelo processo. Exige definir o que acontece ao original e como fica registado o que foi transferido.

Estas abordagens não são categorias rígidas e combinam-se com frequência: a mesma integração pode consultar alguns campos e sincronizar outros.

Critérios para decidir

O primeiro critério é a rapidez com que a informação muda e a atualidade de que o utilizador precisa. Dados que mudam várias vezes por dia e têm de estar corretos no momento da decisão, como o estado de uma encomenda, favorecem a consulta ou uma sincronização muito frequente. Dados que mudam raramente, como a morada de faturação de um cliente, podem ser sincronizados com menor frequência.

O segundo critério é a autonomia. Se o sistema de faturação tem de emitir faturas mesmo quando o CRM está em manutenção, precisa da sua própria cópia dos dados do cliente, e a sincronização é a opção natural. Se o sistema pode esperar pela origem sem prejudicar o trabalho, a consulta evita duplicar informação.

O terceiro critério são as regras de acesso e de registo. Quanto mais sensível é a informação, mais importante é limitar os locais onde existe e as pessoas que lhe acedem, o que tende a favorecer a consulta com permissões bem definidas. Seja qual for a abordagem, deve ser possível saber que dados circularam, quando e por iniciativa de quem, com um nível de detalhe proporcional ao risco do processo. Em setores com requisitos específicos, esta escolha deve ser feita com quem conhece as obrigações aplicáveis, como explicámos no artigo sobre transformação digital em setores regulados.

Os critérios raramente apontam todos para a mesma abordagem. Uma empresa pode precisar de dados muito atualizados e, ao mesmo tempo, de que um sistema continue a funcionar quando a origem está indisponível. Nesse caso, a escolha não é simplesmente entre consulta e sincronização: pode passar por consultar a origem sempre que possível e manter uma cópia atualizada com frequência para os períodos de falha, com regras sobre essa frequência e sobre o que o sistema faz quando a cópia pode estar desatualizada. A solução resulta do equilíbrio entre as necessidades operacionais e as limitações técnicas dos sistemas.

Um exemplo: três decisões numa mesma empresa

Imagine uma empresa com um CRM, um sistema de faturação e um sistema de gestão de armazém. A morada de faturação de um cliente é corrigida no CRM, que é a informação de referência para os dados de clientes. O sistema de faturação tem de emitir faturas em qualquer circunstância, por isso recebe uma cópia sincronizada, atualizada num único sentido, do CRM para a faturação. A atualização aplica-se aos dados do cliente e aos documentos futuros, e não às faturas já emitidas, que podem estar sujeitas a regras próprias de conservação e de alteração.

O stock disponível, que a equipa comercial vê ao preparar uma proposta, muda várias vezes por dia. Aqui faz mais sentido consultar o sistema de armazém do que manter uma cópia que fica rapidamente desatualizada. Quando uma encomenda é concluída, os dados seguem do sistema de gestão para o arquivo num momento definido, e o original é arquivado segundo as regras de conservação da empresa.

Três ligações, três abordagens diferentes, todas assentes numa informação de referência para cada tipo de dado, tema que explicámos no artigo sobre como construir uma fonte única de verdade nos sistemas da empresa.

Erros frequentes na escolha

Os erros mais comuns são sincronizar tudo por defeito, o que multiplica cópias e conflitos; consultar tudo, o que torna cada sistema dependente de todos os outros; e recorrer a exportações e importações manuais sem registo do que foi movido, que criam cópias sem controlo. Em qualquer destes casos, a ausência de uma informação de referência definida faz de uma boa ligação técnica um foco de inconsistência.

Onde a InovaDigital pode ajudar

A InovaDigital desenvolve soluções de integração de sistemas e software à medida, tendo em conta os processos empresariais e as características das plataformas envolvidas. O objetivo é permitir que a informação circule de acordo com as necessidades de cada operação, reduzindo tarefas manuais e evitando a criação de dados inconsistentes entre sistemas.

Decidir ligação a ligação

Um ponto de partida prático é listar as ligações entre os dois ou três sistemas mais importantes da empresa e responder, para cada uma, às três perguntas iniciais: quão atualizada tem de estar a informação, se o sistema precisa de funcionar sem a origem e que regras de acesso e de registo se aplicam. As respostas costumam mostrar que a mesma empresa precisa de mais do que uma abordagem, e que o essencial é que cada ligação tenha uma regra clara, um sistema de referência e um registo do que circula.