O que significa ter maturidade na gestão de dados

Porque o conceito é frequentemente mal interpretado

Quando se fala em maturidade na gestão de dados, é comum que o pensamento vá diretamente para tecnologia: dashboards interativos, plataformas de análise, relatórios automáticos, ou ferramentas de inteligência artificial. Esta associação é natural, mas revela precisamente o equívoco mais comum neste tema. A maturidade na gestão de dados não é uma questão de quantidade de tecnologia instalada, nem de sofisticação dos sistemas utilizados. É uma questão de estrutura, de consistência e de utilidade prática da informação no dia a dia da organização.

Em Portugal, o tecido empresarial é dominado por pequenas e médias empresas com recursos limitados e operações muitas vezes intensas, que a questão da gestão de dados tem maior relevância prática e onde, simultaneamente, mais se confunde maturidade com 'modernização tecnológica'.

O investimento público acelerado na transformação digital torna ainda mais urgente entender o que significa uma gestão de dados eficiente, para que os recursos investidos produzam o impacto esperado e não resultem apenas em tecnologia instalada sem base sólida que a suporte.

Ter dados não significa ter maturidade

A maioria das empresas já recolhe uma quantidade considerável de informação. Os sistemas de faturação registam transações, o CRM guarda interações com clientes, as plataformas de gestão armazenam dados operacionais e os ficheiros internos acumulam histórico sobre os processos mais variados. Ao nível da recolha de dados brutos, não há um deficit significativo na generalidade das empresas, o problema começa quando essa informação precisa de ser utilizada.

A recolha de dados e a sua utilização prática são duas realidades distintas, e é o espaço entre elas que define o verdadeiro nível de maturidade de uma empresa. Dados que existem em vários sistemas sem comunicação entre si, que estão desatualizados, duplicados ou estruturados de forma inconsistente, deixam de ser uma base fiável para qualquer processo de decisão. Assim sendo, a informação existe tecnicamente, mas não está disponível operacionalmente, o que equivale, para efeitos práticos, a não existir.

Como verificar falta de maturidade na gestão de dados

A falta de maturidade na gestão de dados manifesta-se como um conjunto de ineficiências que as equipas foram normalizando ao longo do tempo, porque simplesmente nunca existiu outro modo de trabalhar, e reconhecer estes padrões é o primeiro passo para perceber onde está o problema real.

O sinal mais evidente é a existência da mesma informação em vários sistemas com valores diferentes, isto é, quando o departamento comercial apresenta um número de clientes ativos diferente do que consta no sistema financeiro, ou quando os níveis de stock no sistema de compras não batem certo com os do sistema logístico, a consequência imediata é a perda de confiança nos dados. As equipas deixam de os usar como referência e passam a recorrer ao julgamento próprio ou à sua experiência, o que elimina a possibilidade de uma operação baseada em informação partilhada e consistente.

Quando os relatórios só ficam prontos depois de alguém passar horas a cruzar ficheiros exportados de diferentes sistemas, isso não é uma questão de falta de automatização, é um indício de que os dados não têm uma origem única nem uma estrutura que permita a sua utilização direta, pelo que o Excel torna-se um substituto da integração que não existe, absorve tempo que deveria ser dedicado à análise e não à preparação da informação. Para além disso, a falta de maturidade na gestão de dados também ser evidencia quando é necessário:

• confirmar manualmente dados antes de apresentar qualquer relatório;
• consultar três ou quatro sistemas diferentes para acompanhar um processo do início ao fim;
• produção de informação que deveria estar disponível de forma imediata.

Motivos para os colaboradores deixarem de usar os dados

Quando os dados não são fidedignos, as equipas adaptam-se de formas que tornam a situação progressivamente mais difícil de resolver: criam os seus próprios ficheiros, desenvolvem processos informais de validação, e tomam decisões com base em informação que apenas elas conhecem e controlam, o que é comum em empresas onde a gestão de dados nunca foi tratada como uma prioridade estrutural.

Não é suficiente ter os dados tecnicamente acessíveis se as equipas não confiarem neles, e a desconfiança constrói-se ao longo do tempo, cada vez que um relatório apresenta valores contraditórios, cada vez que uma decisão tomada com base nos dados se revela errada por causa de inconsistências na fonte. Recuperar a confiança exige demonstrar, de forma consistente, que a informação é fiável e que permanece assim ao longo do tempo.

A dispersão dos dados por diferentes sistemas isolados é a causa técnica mais frequente desta situação. Quando cada área da empresa gere a sua própria informação de forma isolada, sem que exista um fluxo definido entre sistemas, o resultado inevitável é a fragmentação. E dados fragmentados, mesmo que individualmente corretos, perdem valor quando não podem ser relacionados entre si de forma automática e consistente.

O que muda quando existe maturidade na gestão de dados

Numa empresa com maturidade na gestão de dados, a informação deixa de ser um recurso que exige trabalho para ser utilizado e passa a ser um elemento natural do funcionamento diário.

• Os dados são introduzidos uma única vez e circulam automaticamente pelos sistemas onde são necessários, sem necessidade de reintrodução ou replicação manual;
• A informação é consistente entre sistemas, o que significa que o mesmo dado tem o mesmo valor independentemente do sistema onde é consultado;
• As equipas conseguem aceder ao que precisam sem validações paralelas nem processos de confirmação adicionais;
• Os relatórios são feitos de forma automática, com base em dados atualizados;
• Os processos podem ser acompanhados com base em informação fidedigna, do início ao fim, sem necessidade de consultar várias 'fontes'.

Esta realidade operacional é o verdadeiro indicador de maturidade, em que não é necessário esforço adicional para usar a informação que já existe.

A 'base' para a maturidade na gestão de dados

É um equívoco considerar que plataformas de business intelligence ou sistemas de reporting avançados resolvem os problemas de gestão de dados, pois a qualidade do que apresentam depende inteiramente da qualidade da informação que recebem, pois se os dados de entrada forem inconsistentes, desatualizados ou mal estruturados, os dashboards vão apresentar valores contraditórios e os indicadores vão perder credibilidade.

A base da maturidade está na definição clara de onde cada dado é criado, em que sistema reside como fonte de verdade, de que forma é mantido ao longo do tempo e como circula entre os diferentes sistemas da empresa. Sem esta estrutura, qualquer tecnologia adicional vai aumentar os problemas existentes em vez de os resolver, e os investimentos em digitalização terão um retorno limitado enquanto a base não estiver sólida.

A interoperabilidade como resposta à maturidade na gestão de dados

A interoperabilidade é a capacidade dos sistemas de uma organização comunicarem entre si de forma controlada e estruturada, uma das condições fundamentais para que a maturidade na gestão de dados seja possível.

A falta de interoperabilidade resulta em dados isolados no sistema onde foram criados, o que obriga a exportações manuais, cópias entre plataformas e reintrodução de informação. Cada vez que um colaborador precisa de transferir dados manualmente de um sistema para outro, existe um risco de erro, tempo perdido e ruptura na consistência da informação. Quando este padrão se multiplica por todas as áreas e processos da empresa, o resultado é exatamente o retrato de imaturidade descrito anteriormente: dados dispersos, inconsistentes e que não inspiram confiança.

A interoperabilidade resolve este problema ao garantir que cada dado tem uma origem definida, que é partilhado entre sistemas de forma automática e controlada, e que a sua consistência é mantida ao longo de todos os processos onde é necessário.

Maturidade é consequência de uma base bem definida

A maturidade na gestão de dados é uma consequência direta de ter uma estrutura bem definida, onde existe uma origem clara para cada dado, sistemas integrados, e informação consistente ao longo do tempo e dos processos.

A maturidade na gestão de dados é, por isso, um pré-requisito para o crescimento sustentável das empresas. Quando os dados são consistentes, acessíveis e utilizáveis sem esforço adicional, a empresa ganha capacidade de decisão, de escala e de resposta. E é precisamente essa capacidade que distingue as empresas que usam a informação como um recurso estratégico daquelas que continuam a gerir o negócio sem considerar os respetivos dados.