Transformação digital em setores regulados: O que muda

O que muda na transformação digital em setores regulados

A principal diferença da transformação digital em setores regulados é que os requisitos aplicáveis aos processos e aos dados têm de ser considerados desde o planeamento, e não depois de os sistemas estarem escolhidos. Consoante o setor e a atividade, esses requisitos podem abranger conformidade, segurança, controlo de acessos, rastreabilidade, conservação da informação e capacidade de demonstrar o cumprimento das obrigações. Dependem do enquadramento legal, de supervisão de cada empresa e de cada atividade.

Todas as empresas têm obrigações legais, como as relativas à proteção de dados pessoais ou à contabilidade. Setores como a saúde, a construção, os serviços financeiros ou a administração pública acrescentam requisitos mais específicos sobre o que é obrigatório registar, como conservar e a quem disponibilizar a informação. Nestes casos, decisões como onde ficam os dados, quem lhes acede e que histórico se mantém deixam de poder ser ajustadas com liberdade a meio do projeto. A empresa e os seus assessores determinam o que lhe é exigido, e as soluções tecnológicas devem ser concebidas para responder a esses requisitos.

Como os requisitos influenciam as decisões tecnológicas

Vale a pena distinguir três planos: as obrigações legais, interpretadas pela empresa com os seus assessores jurídicos ou de conformidade; as boas práticas, como rever periodicamente os acessos; e as decisões de arquitetura, que concretizam umas e outras. Se uma empresa tem de conservar certos registos durante um período definido, por exemplo, escolhe um sistema que permita aplicar os prazos e as regras definidos, em vez de os deixar em caixas de correio ou pastas partilhadas sem controlo. Esta lógica, frequentemente designada por compliance by design, consiste em considerar os requisitos de conformidade desde a conceção dos sistemas e dos processos, em vez de os tratar como correções posteriores.

O ponto de partida é um levantamento dos dados que a empresa trata e dos requisitos que lhes estão associados. Atribuir a cada tipo de dado um responsável e um sistema de referência evita situações como a de uma morada corrigida no sistema comercial mas não no sistema de faturação, em que cada equipa trabalha com a sua versão. É a ideia da fonte única de verdade, que explicámos no artigo sobre como construir uma fonte única de verdade nos sistemas da empresa: um princípio de consistência e de governação, e não a obrigação de concentrar tudo numa só plataforma. Outras plataformas podem manter cópias, desde que esteja definido quem as atualiza e qual é a informação de referência em caso de divergência.

Os acessos e a conservação seguem a mesma lógica. Perfis de acesso por função, revistos de tempos a tempos, ajudam a evitar permissões de administrador atribuídas só para não depender da equipa técnica. Na conservação, é necessário definir durante quanto tempo se mantém cada tipo de registo, em que sistema e quem o arquiva ou elimina, com prazos confirmados por quem tem competência para os interpretar. As cópias noutros sistemas e em cópias de segurança podem dificultar a eliminação completa, por isso convém saber onde a informação existe.

Integração de sistemas e rastreabilidade da informação

Integrar sistemas não significa replicar toda a informação. Os dados podem ser consultados na origem, sincronizados entre sistemas ou transferidos de um para outro. Nenhuma abordagem é melhor em todos os casos, mas todas exigem critérios claros sobre quem acede aos dados, como são atualizados e como cada movimento fica registado. Sem esses critérios, ficheiros exportados manualmente de uma plataforma e importados noutra, sem registo do que foi movido, criam cópias que ninguém controla. Como referimos no artigo sobre porque integrar sistemas empresariais não é suficiente, a ligação técnica só funciona bem quando está definido, antes, o que circula e porquê.

A documentação do projeto regista responsabilidades, fluxos de dados, permissões e decisões relevantes, e permite compreender, meses depois, porque é que o sistema foi organizado de determinada forma. Os registos de auditoria são gerados pelos próprios sistemas e mostram quem acedeu, alterou ou aprovou determinado registo, e quando. O nível de registo deve ser proporcional ao risco do processo e aos requisitos aplicáveis.

O papel das equipas e da tecnologia

A conformidade depende também da forma como os sistemas são utilizados. Se um procedimento não é claro ou a ferramenta é mais lenta do que a alternativa informal, as equipas tendem a partilhar contas, a enviar documentos por correio eletrónico ou a manter folhas de Excel pessoais, o que retira informação ao sistema e dificulta saber quem fez o quê. Procedimentos claros, fluxos ajustados à prática e formação sobre a razão das regras reduzem estas soluções paralelas.

A InovaDigital trabalha em transformação digital, integração de sistemas e desenvolvimento de software à medida para empresas de vários setores. A integração de sistemas permite ligar as plataformas com critérios definidos sobre que dados circulam e com que registo, e a organização tecnológica define onde fica cada tipo de dado e que perfis de acesso se configuram.

Quando as soluções disponíveis não suportam o que a empresa definiu, o desenvolvimento de software à medida é uma das opções a avaliar, por exemplo para criar um circuito de validação adaptado ao processo. A identificação e a interpretação dos requisitos aplicáveis devem ser asseguradas pelas entidades competentes, em articulação com as equipas responsáveis pelo projeto.

O que considerar antes de avançar

Num setor regulado, grande parte do esforço de um projeto tecnológico decide-se antes de qualquer sistema ser instalado. Se os requisitos só são considerados depois, as integrações já construídas têm de ser revistas, a informação reorganizada, as permissões corrigidas e os processos em funcionamento adaptados sem parar a operação. A sequência que descrevemos no artigo sobre por onde começar a organizar a tecnologia da empresa ajuda a evitar este percurso: esclarecer primeiro as obrigações aplicáveis e só depois escolher dados, acessos e ligações entre sistemas.

Para um gestor, a principal vantagem de considerar estes requisitos durante o planeamento é reduzir a necessidade de alterações posteriores, quando os sistemas já estão em funcionamento e os processos dependem deles.