Por onde começar a organizar a tecnologia da empresa

Há vários problemas em simultâneo: qual é a prioridade?

Os problemas são evidentes: os sistemas não comunicam entre si, os dados não são consistentes, os processos dependem de demasiado trabalho manual, a informação disponível para tomar decisões não é fiável.

O diagnóstico está feito, mas quando chega o momento de agir, a pergunta que paralisa é: por onde é que se começa? Existe uma sequência lógica para organizar a tecnologia de uma empresa, que tem como base as dependências reais entre os diferentes níveis do problema.

Alguns problemas só podem ser resolvidos depois de outros estarem resolvidos e ignorar esta sequência ao tentar resolver-se tudo em simultâneo, ou começar pelo problema mais visível em vez do mais estrutural, é a causa mais frequente de investimentos tecnológicos que não produzem o resultado esperado.

Porque a ordem importa

Quando uma empresa tenta melhorar a sua operação tecnológica sem respeitar a sequência natural das dependências, o resultado típico é:

• Investimento em automação antes de os dados estarem organizados, e os processos automatizados replicam erros em vez de os eliminar.
• Investimento em ferramentas de análise antes de ter uma fonte única de verdade, os dashboards apresentam valores contraditórios e perdem credibilidade.
• Investimento em desenvolvimento de software à medida antes de ter os processos estabilizados, o sistema construído precisa de ser refeito antes de estar completamente implementado.

A tecnologia mais avançada só produz resultado quando a base está sólida, e a base tem camadas, em que cada uma delas dependente da anterior.

A sequência lógica: do mais estrutural ao mais avançado

Organizar a tecnologia de uma empresa segue uma progressão natural com quatro níveis. Não é necessário que cada nível esteja completamente resolvido antes de avançar para o seguinte, mas é necessário que esteja suficientemente estável para que o nível seguinte tenha uma base onde assentar.

Primeiro nível: definir o papel de cada sistema

O ponto de partida deve passar por saber exatamente o que existe e o que cada sistema deve fazer. Antes de qualquer integração, antes de qualquer automação, antes de qualquer desenvolvimento novo, é necessário perceber que sistemas a empresa utiliza, o que cada um é responsável por gerir e onde existem sobreposições ou falhas.

Definir o papel de cada sistema evita que o trabalho posterior seja construído sobre uma base ambígua. Sem isso, qualquer integração vai ligar sistemas sem uma lógica clara, qualquer automação vai replicar processos mal definidos e qualquer desenvolvimento vai criar mais um sistema sem papel definido numa operação já fragmentada.

Este trabalho é uma decisão de gestão antes de ser uma decisão técnica, que exige saber exatamente o que existe, o que deve existir e o que deve ser alterado.

Segundo nível: organizar a origem e a circulação dos dados

Com os papéis dos sistemas definidos, o passo seguinte é garantir que a informação tem uma origem e circula de forma controlada entre as plataformas que a utilizam. Através de uma fonte única de verdade, cada tipo de dado deve ter um sistema responsável pela sua criação e manutenção, e os restantes sistemas devem aceder a essa informação a partir dessa origem, sem a duplicar.

Este é o nível que mais frequentemente é ignorado e que mais frequentemente explica porque os investimentos tecnológicos subsequentes não produzem resultado. Dados sem origem definida, que existem em versões diferentes em sistemas diferentes, tornam impossível qualquer tentativa de análise fiável, automação consistente ou desenvolvimento de software que funcione de forma previsível.

A interoperabilidade entre sistemas é o mecanismo que garante esta circulação controlada, não apenas como ligação técnica entre plataformas, mas como estrutura que define como a informação se move, com que frequência, em que direção e com que nível de controlo.

Terceiro nível: estabilizar os processos

Com os sistemas organizados e os dados a circular de forma controlada, torna-se possível olhar para os processos para os estabilizar.

Estabilizar um processo significa formalizar as suas regras, eliminar as exceções que existem por falta de estrutura e garantir que o seu funcionamento não depende do conhecimento informal de pessoas específicas.

Este é o nível que prepara a empresa para automação e para desenvolvimento à medida. Um processo que ainda muda com frequência, que tem exceções não documentadas ou que depende de decisões ad hoc para avançar não está pronto para ser automatizado e não está pronto para ser suportado por software desenvolvido especificamente para ele.

A estabilização dos processos é o trabalho que transforma a forma como a empresa funciona numa base suficientemente sólida para que a tecnologia a suporte de forma consistente, sem precisar de ser constantemente ajustada para acompanhar exceções que não foram previstas.

Quarto nível: automatizar e desenvolver sobre uma base sólida

Com os três níveis anteriores suficientemente resolvidos, a automação de processos e o desenvolvimento de software à medida passam a fazer pleno sentido e a produzir resultados concretos.

A automação, neste ponto, não está a replicar processos mal definidos nem a propagar dados inconsistentes. Está a executar de forma automática a lógica que já funciona corretamente de forma manual, mas desta forma liberta as equipas do trabalho repetitivo sem introduzir novos pontos de falha.

O desenvolvimento de software à medida, quando necessário, está a construir dados organizados e sistemas com papéis definidos sobre processos estabilizados. O software desenvolvido encaixa na operação real da empresa e continua a ser útil à medida que a empresa cresce.

É também neste nível que ferramentas de análise e apoio à decisão passam a funcionar como devem. Como explorámos no artigo sobre como saber se a tecnologia está a melhorar a operação, a qualidade da informação disponível para decisão é uma consequência direta da organização dos níveis anteriores, e não é algo que se resolve através de ferramentas de business intelligence sobre uma base de dados desorganizada.

O que fazer quando não é possível parar a operação para reorganizar

Uma objeção legítima a esta sequência: a maioria das empresas não pode parar a operação para reorganizar a tecnologia de forma completa antes de avançar. Os processos continuam, os clientes precisam de ser servidos, as equipas têm trabalho a fazer.

A resposta é que a sequência não exige que cada nível esteja completamente resolvido antes de avançar para o seguinte. Exige que esteja suficientemente estável, e essa estabilidade pode ser construída de forma progressiva, em paralelo com a operação normal, desde que exista uma visão clara de para onde se está a caminhar e uma priorização consciente do que se resolve em cada momento.

O que esta abordagem evita é o cenário oposto: avançar para soluções avançadas sem qualquer base, acumular tecnologia sobre tecnologia sem resolver os problemas estruturais, e chegar a um ponto em que a complexidade da operação tecnológica se tornou ela própria um problema maior do que os que se tentava resolver.

A progressão por fases, com consciência das dependências entre níveis, é o que permite melhorar a operação sem a desestabilizar e garantir que cada investimento tecnológico tem uma base suficientemente sólida para produzir resultado.

Por onde começar na prática

Para a maioria das empresas, o ponto de partida mais útil é um diagnóstico do estado atual para perceber em que nível da sequência a empresa está e o que precisa de estar resolvido antes de avançar.

As perguntas que orientam esse diagnóstico são simples:

• Os sistemas existentes têm papéis claramente definidos?
• Existe uma origem definida para cada tipo de informação?
• Os processos que se querem automatizar estão suficientemente estabilizados?
• As soluções de mercado disponíveis foram avaliadas antes de considerar desenvolvimento à medida?

As respostas a estas perguntas definem a prioridade e definem também o que não faz sentido investir enquanto a base não estiver resolvida.

Como a InovaDigital apoia esta progressão

Na InovaDigital, o trabalho começa precisamente por este diagnóstico: perceber onde a empresa está na sequência, o que está suficientemente resolvido para avançar e o que precisa de ser trabalhado antes de qualquer investimento tecnológico adicional fazer sentido.

A partir desse ponto de partida, é possível definir uma progressão realista que respeita as dependências entre níveis, que pode ser executada em paralelo com a operação normal e que garante que cada passo tem uma base sólida onde assentar.

Seja através de integração de sistemas, organização de dados, estabilização de processos ou desenvolvimento à medida, o objetivo é sempre o mesmo: garantir que a tecnologia passa a suportar a operação de forma consistente, em vez de a complicar.

A sequência é o que transforma intenção em resultado

Saber que a tecnologia da empresa precisa de ser reorganizada é o primeiro passo. Saber por onde começar e respeitar a sequência lógica das dependências é o que transforma essa intenção em resultado concreto.

Sistemas com papéis definidos, dados com origem definida, processos estabilizados e automação construída sobre essa base: esta é a progressão que permite à empresa melhorar a sua operação de forma consistente, sem complicar e sem investir em soluções que não têm base suficiente para produzir o impacto esperado.

Para os gestores e empresários que reconhecem os problemas, mas não sabem por onde começar, a resposta está na sequência e no diagnóstico de onde a empresa está dentro dela.