Porque a cultura de dados começa na organização dos sistemas

Uma empresa pode ter todos os dados e nenhuma cultura de dados

É frequente encontrar-se um equívoco na forma como se fala sobre cultura de dados: a ideia de que basta ter sistemas modernos, dashboards e formação sobre análise de dados para que uma organização se torne "orientada a dados". Na prática, muitas empresas têm todos estes elementos e continuam a tomar decisões com base na intuição, porque as equipas simplesmente não confiam na informação que os sistemas apresentam.

A cultura de dados não nasce de formação nem de ferramentas de visualização, nasce da confiança. E essa confiança constrói-se, ou destrói-se, muito antes de qualquer dashboard ser aberto: constrói-se na forma como os sistemas da empresa estão organizados e na consistência da informação que produzem no dia a dia.

Compreender esta relação é fundamental para qualquer gestor que queira que a sua empresa use dados de forma efetiva nas decisões porque investir em cultura de dados sem resolver a organização dos sistemas é, na prática, tentar construir uma casa sem fundações.

O que significa ter cultura de dados

Antes de perceber porque a cultura de dados depende da organização dos sistemas, é útil clarificar o que este conceito significa concretamente numa empresa.

Uma organização com cultura de dados é aquela onde as decisões, desde as operacionais do dia a dia até às estratégicas, são habitualmente apoiadas em informação e não apenas em intuição ou experiência individual. Onde os colaboradores recorrem aos sistemas para obter respostas, em vez de confiarem exclusivamente na sua própria perceção. E onde discordar de um número implica questionar os dados de origem, não simplesmente ignorá-los em favor de outra opinião.

Esta cultura não se decreta nem se impõe através de formação, desenvolve-se organicamente quando as equipas têm boas razões para confiar na informação disponível, e é precisamente aqui que a organização dos sistemas se torna decisiva.

Porque as equipas deixam de confiar nos dados

Para perceber a ligação entre sistemas e cultura, é útil observar o que acontece quando essa confiança se perde, porque este processo revela, de forma clara, a origem do problema. Quando dois sistemas apresentam números diferentes para o mesmo indicador, quando o departamento comercial reporta um número de clientes ativos diferente do que consta no sistema financeiro, a reação imediata das equipas não é investigar qual está certo, mas sim deixar de confiar em ambos.

Esta desconfiança generaliza-se rapidamente. Uma vez que uma equipa é confrontada com uma inconsistência, a sua relação com os dados muda de forma permanente: passa a validar manualmente a informação antes de a usar, a preferir a sua própria experiência a um relatório que já se mostrou pouco fiável, ou a criar os seus próprios ficheiros de controlo paralelos aos sistemas oficiais.

Como explorámos no artigo sobre maturidade na gestão de dados, este padrão de desconfiança tem uma causa estrutural: a ausência de uma origem clara e consistente para a informação. Esta é uma consequência lógica de sistemas que não garantem a fiabilidade da informação que apresentam.

A confiança constrói-se antes de qualquer decisão sobre cultura

Um erro comum na tentativa de desenvolver cultura de dados é começar pela camada mais visível: formação sobre interpretação de indicadores, sobre tomada de decisão baseada em dados, ou a implementação de dashboards mais sofisticados. Estas iniciativas têm valor, mas produzem resultados limitados quando a base de confiança ainda não existe.

Se as equipas continuam a encontrar inconsistências entre os sistemas, se os relatórios continuam a exigir validação manual antes de poderem ser usados, ou se a informação disponível não reflete de forma fiável a realidade da operação, nenhuma quantidade de formação vai convencer as pessoas a confiar nesses dados. E com razão, a desconfiança, nestes casos, é uma resposta racional a uma base de informação genuinamente pouco fiável.

A sequência correta é inversa: primeiro garantir que os sistemas produzem informação consistente e fiável, e só depois investir em formação e ferramentas de análise. Como desenvolvemos no artigo sobre fonte única de verdade, esta consistência começa por definir claramente a origem de cada tipo de dado e garantir que os restantes sistemas acedem a essa informação sem a duplicar.

Como a organização dos sistemas cria as condições para a confiança

Quando os sistemas de uma empresa estão organizados: com papéis claramente definidos, dados com origem consistente e informação que circula de forma controlada entre plataformas, as condições para que a confiança se desenvolva estão criadas de forma quase automática.

As equipas começam a notar que os números batem certo entre departamentos, que os relatórios estão disponíveis sem necessidade de consolidação manual, que a informação reflete, de forma consistente, o que está a acontecer na operação. Esta experiência repetida - números fiáveis, semana após semana, mês após mês - é o que gradualmente substitui a desconfiança pela confiança.

É importante notar que esta mudança não acontece de forma instantânea, pois a confiança que foi corroída ao longo de meses ou anos de inconsistências não se reconstrói numa única interação. Mas com uma base de dados consistente e fiável, a tendência natural é que as equipas comecem, progressivamente, a recorrer aos sistemas como referência porque a experiência repetida de encontrar informação correta reforça esse hábito.

O papel da liderança na construção desta cultura

Embora a organização dos sistemas seja a condição estrutural mais importante, a forma como a liderança usa os dados no seu próprio processo de decisão tem um papel de reforço significativo.

Quando os gestores consultam sistematicamente a informação disponível antes de tomar decisões, quando questionam publicamente números que parecem inconsistentes em vez de os ignorar, e quando reconhecem quando os dados contradizem a sua própria intuição, estão a modelar o comportamento que se espera que as restantes equipas adotem.

Contudo, este reforço só é eficaz quando a base de dados já é suficientemente fiável para suportar esse comportamento. Pedir às equipas que confiem nos dados quando a liderança sabe, na prática, que a informação é inconsistente, cria uma contradição que rapidamente mina a credibilidade de qualquer iniciativa de cultura de dados.

O que acontece quando a cultura de dados não tem esta base

Empresas que tentam desenvolver cultura de dados sem primeiro resolver a organização dos seus sistemas tendem a experimentar um padrão frustrante: investem em formação e em ferramentas de análise, observam algum entusiasmo inicial, mas veem esse entusiasmo esvair-se progressivamente à medida que as equipas voltam a encontrar as mesmas inconsistências que já conheciam.

Este padrão gera um ceticismo adicional em relação aos dados e às próprias iniciativas de mudança organizacional. As equipas passam a associar "cultura de dados" a mais um projeto que não vai produzir mudança real, o que torna ainda mais difícil qualquer tentativa futura de desenvolver esta cultura, mesmo que a base tecnológica venha a ser corrigida mais tarde.

Evitar este padrão é uma das razões mais concretas para resolver a organização dos sistemas antes de investir em iniciativas de cultura de dados mais visíveis.

Como a InovaDigital contribui para esta base

Na InovaDigital, o trabalho de organização de sistemas e dados que desenvolvemos com as empresas tem, como consequência direta, a criação das condições estruturais que permitem que a cultura de dados se desenvolva de forma orgânica.

Ao garantir que existe uma fonte única de verdade para cada tipo de informação, ao promover integração de sistemas que vem eliminar inconsistências entre plataformas, e ao estabilizar os processos que alimentam essa informação, criamos a base de confiança sobre a qual qualquer iniciativa de cultura de dados pode efetivamente assentar, em vez de ser apenas mais uma camada de boas intenções sobre uma base que continua pouco fiável.

A cultura de dados é uma consequência, não um ponto de partida

A cultura de dados de uma empresa constrói-se através de uma base de sistemas organizados que produz, de forma consistente, informação em que as equipas podem confiar.

Para os gestores e empresários que sentem que a sua empresa ainda não tem uma cultura de dados forte, apesar dos investimentos já feitos em formação e ferramentas de análise, vale a pena olhar primeiro para os sistemas. Motivar as equipas a usar dados que elas próprias sabem ser pouco fiáveis nunca vai funcionar e a solução raramente está em mais formação.