Quando os sistemas não comunicam: o custo invisível da fragmentação

A fragmentação silenciosa das empresas

À medida que as empresas começam a utilizar mais soluções tecnológicas, é comum encontrar empresas com várias plataformas para gerir diferentes áreas: CRM, ERP, software de faturação, sistemas de suporte, plataformas de email marketing, entre outras.

Cada sistema resolve a operação de um departamento ou problema específico, no entanto, quando estas plataformas não estão integradas, surge algo que muitas vezes passa despercebido, a fragmentação digital.

Eficiência não existe somente porque usa tecnologia

Muitas empresas já digitalizaram os processos através da implementação de sistemas, redução de tarefas manuais e informação que passou a estar registada em softwares adequados.

Ainda assim, persistem dificuldades operacionais:

• informação duplicada em vários sistemas;
• validações manuais frequentes;
• necessidade constante de confirmar dados;
• processos que dependem de várias plataformas para avançar.

Isto cria a sensação de que a tecnologia não está a gerar os ganhos esperados, na realidade, o problema não está nas plataformas mas sim na falta de integração entre elas.

O custo invisível da fragmentação

Quando os sistemas não comunicam, surgem pequenas ineficiências que se acumulam ao longo do tempo. Cada vez que um colaborador precisa de copiar uma informação de uma plataforma para outra, confirmar informação por email ou verificar manualmente o estado de um processo, está a tornar o processo mais lento e dependente de tarefas manuais.

Estas tarefas raramente aparecem em relatórios de produtividade, mas representam um custo real:

• perda de tempo operacional;
• maior probabilidade de erro humano;
• menor visibilidade sobre processos;
• dificuldade em tomar decisões com base em informação consistente.

O impacto destes fatores pode não ser imediato, mas é contínuo.

Quando a fragmentação afeta a gestão

Quando a informação está dispersa por vários sistemas, torna-se mais difícil obter uma visão clara do negócio e evolução do mesmo. Relatórios passam a exigir a consolidação manual de dados, os indicadores podem variar entre departamentos e a gestão não tem acesso a informação viável e fidedigna em tempo útil. Isto faz com que as decisões acabem muitas vezes por depender mais da perceção do que de dados estruturados.

Um empresa pode ter vários sistemas e, ainda assim, não ter uma visão integrada da sua atividade.

A interoperabilidade de sistemas como resposta

A resposta para este problema não passa necessariamente por substituir as plataformas existentes. Em muitos casos, as soluções tecnológicas em utilização são adequadas às necessidades de cada área ou departamento. O desafio está em criar uma estrutura que permita a integração das mesmas, para que comuniquem entre si.

É aqui que entra a interoperabilidade como base das empresas eficientes. Quando os sistemas partilham informação estruturada, o fluxo de trabalho torna-se mais natural, deixa de haver necessidade de inserção manual de dados e os processos passam a evoluir com mais fluidez.

Organizar tecnologia é o verdadeiro avanço

A fragmentação digital raramente é visível à primeira vista, no entanto, os seus efeitos acumulam-se no dia a dia das equipas e na capacidade de gestão da empresa.

Considerando que a eficiência operacional e a qualidade de informação são cada vez mais determinantes, garantir que os sistemas comunicam, torna-se uma prioridade estratégica.

Mais do que começar a utilizar novas plataformas, o verdadeiro avanço tecnológico para as empresas, está em melhorar a organização das plataformas existentes.